Kennen Sie das? Der Tag ist voll, die Aufgaben häufen sich – und plötzlich wird klar: „Das Ticket hätte eigentlich schon gestern erledigt sein sollen.“
Als Anwender möchte man sich nicht ständig durch Listen klicken, sondern proaktiv informiert werden. Sie suchen nach einer Lösung für eine zeitgesteuerte Jira Erinnerung, die morgens in Ihrem Postfach liegt?
Die gute Nachricht: Sie brauchen dafür keine teuren Plugins und müssen oft nicht einmal Ihren Administrator fragen. Wir zeigen Ihnen zwei Wege, wie Sie sich selbst eine Jira Erinnerung einrichten – stressfrei und automatisch.
Weg 1: Die persönliche E-Mail-Erinnerung (Sofort umsetzbar)
Perfekt für: Jeden Jira-Nutzer, der seinen eigenen Schreibtisch organisieren will.
Dieser Weg funktioniert immer – egal ob Sie in der Cloud oder im Data Center arbeiten. Sie abonnieren dabei einfach eine Suchanfrage. Jira schickt Ihnen dann zeitgesteuert (z. B. jeden Morgen um 08:00 Uhr) eine Liste mit den Aufgaben, die dringend werden.
Schritt 1: Den richtigen Filter erstellen
Zuerst müssen wir Jira sagen, welche Aufgaben wichtig sind.
Gehen Sie in Jira oben auf Filter > Erweiterte Vorgangssuche.
Kopieren Sie diese Zeile in das Suchfeld (JQL):
resolution is EMPTY AND due <= 16h AND due >= -1d AND assignee = currentUser()
(Erklärung: Das sucht offene Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind und in den nächsten 16 Stunden fällig werden – oder seit gestern überfällig sind.)
Klicken Sie auf Speichern unter und nennen Sie den Filter z. B. „Meine Deadlines“.
Schritt 2: Den Filter abonnieren (Die „Zeitsteuerung“)
Jetzt machen wir aus der Suche eine automatische Benachrichtigung.
Klicken Sie oben rechts beim Filter auf Details > Abonnement verwalten (New Subscription).
Wählen Sie unter „Zeitplan“, wann Sie die Mail wollen (z. B. Täglich um 08:00 Uhr).
Wichtig: Lassen Sie das Häkchen bei „E-Mail auch senden, wenn keine Vorgänge gefunden wurden“ weg. So bleibt Ihr Postfach sauber, wenn Sie alles erledigt haben.
Ergebnis: Jeden Morgen, an dem eine Frist ansteht, erhalten Sie automatisch eine E-Mail.
Weg 2: Die Team-Automatisierung (Modern & Interaktiv)
Perfekt für: Teams, die Benachrichtigungen in MS Teams oder Slack wollen.
Möchten Sie nicht per E-Mail, sondern per Chat-Nachricht erinnert werden? Das geht über die Jira Automation.
Hinweis: Um dies einzurichten, benötigen Sie oft Rechte als „Projekt-Administrator“. Falls Sie diese Ansicht nicht finden, leiten Sie diesen Abschnitt einfach an Ihren Projektleiter weiter.
So richten Sie die Automation ein:
Gehen Sie in Ihr Projekt und wählen Sie in der Seitenleiste Projekteinstellungen > Automatisierung.
Klicken Sie auf Regel erstellen.
Auslöser (Trigger): Wählen Sie „Geplant“ und stellen Sie die Uhrzeit ein (z. B. 09:00 Uhr).
Bedingung: Nutzen Sie wieder unsere JQL-Suche (ohne
currentUser(), wenn es für alle gelten soll):resolution is EMPTY AND due <= 1d
Aktion: Wählen Sie „Slack-Nachricht senden“ oder „Microsoft Teams Nachricht senden“.
Im Nachrichtentext können Sie den Bearbeiter direkt erwähnen („Hallo {{assignee.displayName}}, dieses Ticket ist heute fällig!“).
Fazit: Welche Methode passt zu mir?
Wenn Sie sofort und ohne Hilfe eine Lösung für sich selbst suchen: Wählen Sie Weg 1 (Filter-Abonnement). Es ist der schnellste Weg, eine zeitgesteuerte Jira Erinnerung einzurichten.
Wenn Sie das ganze Team organisieren wollen und Slack/Teams nutzen: Wählen Sie Weg 2 (Automation).
Beide Methoden sind kostenlos, nativ in Jira enthalten und sorgen dafür, dass Fälligkeitsdaten endlich ernst genommen werden.
